COME SCRIVERE CORRETTAMENTE UNA E-MAIL?

 


Tornata con un nuovissimo articolo. Oggi trattiamo un tema molto importante, ma anche molto sottovalutato: come scrivere correttamente una e-mail.
Al giorno d'oggi, la posta elettronica è lo strumento maggiormente utilizzato per inviare candidature per un determinato posto di lavoro, per contattare dei clienti e proporre un nuovo prodotto o servizio e via discorrendo.
In entrambi i casi è necessario scrivere una e-mail formale, facendo attenzione ad alcune semplici accortezze che riguardano la scelta dell'oggetto, i saluti iniziali e quelli finali e l'organizzazione del corpo del messaggio.
Bando alle ciance... iniziamo subito!

Dopo aver inserito ovviamente il destinatario, una componente importante di una e-mail formale è l'OGGETTO. Dimenticarsi di inserire l'oggetto del messaggio sarebbe un errore gravissimo, in quanto il destinatario è la prima cosa che andrà a leggere e, se non è ben scritto, si rischia che il destinatario cestini subito il messaggio senza preoccuparsi di leggerlo. Dunque: 
  • SII ESPLICITO: arriva dritto al punto senza troppi giri di parole;
  • SII BREVE E CONCISO: taaaaac!
  • NON DISCOSTARTI DAL TESTO DELL'E-MAIL. Se si tratta di una candidatura, nell'oggetto puoi scrivere: "Candidatura per il posto di ...".
Altra componente importante è il SALUTO INIZIALE. A seconda del grado di formalità possiamo utilizzare:
  • EGREGIO/SPETTABILE: titolo + cognome del destinatario; è l'appellativo più formale;

  • GENTILE: appellativo più comune, più neutro per non mostrare troppa riverenza;

  • CARO/CARISSIMO: si usa quando tra mittente e destinatario vi è già un certo grado di confidenza;

  • BUONGIORNO/BUONASERA/SALVE: sono quelle più utilizzate per evitare formule troppo elevate.
Dopo uno di questi saluti è opportuno inserire una virgola e andare a capo con la lettera minuscola. Ex: Buonasera,
                                         in allegato ....

Arriviamo ora all'ORGANIZZAZIONE DEL CORPO DEL MESSAGGIO. Se si scrive per la prima volta a qualcuno è bene fare una breve presentazione, breve 😉
Dopodiché sii conciso, fai attenzione alla punteggiatura, alla grammatica, evita puntini di sospensione e punti esclamativi, anticipa la presenza di eventuali allegati e vai sempre dritta al punto. Infine rileggi il testo con la massima attenzione.

A questo punto puoi dedicarti alle FORMULE DI CHIUSURA. La formula di chiusura deve essere coerente con quella di apertura e con il corpo del messaggio. Anche qui, in base al grado di formalità, possiamo utilizzare:
  • BUONASERA/GENTILE SIG/BUONA GIORNATA/BUONA SERATA/BUON PROSEGUIMENTO seguite da una virgola e la firma a capo;

  • CORDIALI SALUTI/DISTINTI SALUTI/CORDIALMENTE seguite da una virgola, la firma a capo e le informazione di contatto (e-mail appunto, numero di cellulare, link profilo LinkedIN). 
Ah, quasi dimenticavo: è importante anche utilizzare un indirizzo di posta elettronica adeguato ad un ambiente lavorativo. Mi raccomando, per una e-mail formale non utilizzate indirizzi come: cucciola84love@gmail.com, ma:

nome.cognome@gmail.com

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